Komunikasi yang teratur, terstruktur dan terukur akan membantu keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi dalam mengimplementasikan program dan kebijakannya. Apa pun bentuk hubungan dengan pihak internal ataupun eksternal, dengan menggunakan komunikasi yang tepat akan memudahkan informasi disampaikan, dipahami dan diterima oleh seluruh pihak tanpa ada sebuah masalah. Selain itu juga komunikasi yang baik dan tepat akan membuat publik dapat memahami secara jelas tentang kebijakan-kebijakan suatu perusahaan atau lembaga. Oleh karena itu, dalam penyampaiannya, komunikasi harus disampaikan secara tepat dan efektif.
Permasalahan dalam komunikasi terjadi saat adanya gap atau kesenjangan informasi yang di sampaikan oleh komunikator kepada komunikan. Jika hal ini dibiarkan berlarut-larut maka akan berdampak pada hubungan antara penerima pesan dan pengirim pesan. Dalam suatu proses komunikasi terdapat satu kutipan yang perlu kita sadari yaitu permasalahan utama dalam komunikasi adalah kita mendengar untuk menjawab, bukan untuk mengerti.
Dalam aktivitas komunikasi, menyelesaikan isu merupakan bagian dari tanggung jawab seorang Public Relation Officer yang wajib diselesaikan oleh perusahaan. Hal ini merupakan pekerjaan yang membutuhkan perhatian serius dari semua pihak. Kondisi ini disebabkan dari peningkatan tugas dan peran yang harus dihadapi oleh suatu perusahaan. Jika isu tidak dikelola dengan baik, maka akan menyebabkan krisis yang berdampak besar bagi bisnis perusahaan. Kriyantono (2015) menyatakan bahwa, isu merupakan bagian dari konsekuensi suatu organisasi sebagai bagian yang tidak bisa dilepaskan dalam sebuah sistem sosial yang lebih besar.
Sukses atau tidaknya suatu organisasi perlu memperhatikan secara lebih seksama dinamika politik, ekonomi, budaya dan lingkungan sosial tempat dia berpijak dalam setiap operasional sehari-harinya. Isu-isu apa saja yang terjadi atau isu-isu apa saja yang berpotensi untuk terjadi tidak boleh luput dari perhatian. Jika suatu organisasi atau perusahaan gagal dalam mengantisipasi sebuah isu, maka kemungkinan isu tersebut berjalan liar dan tidak terkontrol, mengakibatkan munculnya krisis. Aktivitas organisasi pasti memengaruhi aktivitas masyarakat, sebaliknya, masyarakat sebagai lingkungan sosial akan memengaruhi aktivitas organisasi.
Semakin besar dan maju suatu organisasi, maka akan berdampingan dengan isu yang tidak mudah untuk diselesaikan juga. Perubahan lingkungan yang dipengaruhi oleh kondisi ekonomi, politik, sosial dan sebagainya mengharuskan perusahan dapat beradaptasi dengan isu yang akan dilahirkan dari hal-hal tersebut. Kunci utama dalam sebuah penyelesaian isu adalah manajemen isu yang tepat dan akurat yang keputusannya dapat berdampak positif untuk perusahaan atau organisasi. Manajemen isu merupakan suatu aktivitas yang tidak mudah dilakukan.
Perencanaan yang sistematis sangat diperlukan dalam mengindentifikasi suatu isu. Ketepatan dan kecermatan dalam mengidentifikasi isu utama maupun isu susulan dan daya analisis tinggi sehingga dapat merumuskan solusi terbaiik atas isu-isu yang telah diidentifikasi. Manajemen isu membutuhkan fokus yang ekstra agar setiap langkah yang direncanakan dapat berjalan dengan baik.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menerapkan manajemen isu suatu organisasi atau perusahaan harus komitmen menganggap publik sebagai mitra mereka. Kemitraan ini hanya dapat dibentuk melalui komunikasi dua arah yang simetris. Melalui komunikasi yang simetris ini, akan diperoleh hasil yang dapat dipahami dan dimengerti bagi kedua belah pihak, antara lain publik tidak merasa dikontrol oleh organisasi dan gap antara organisasi dan publik dapat diidentifikasi untuk kemudian dicari jalan pemecahannya.
Perusahaan atau organisasi akan selalu hadir dalam sebuah lingkungan yang dinamis di mana faktor eksternal maupun internal berkembang begitu pesat. Praktek dalam keseharian suatu organisasi atau perusahaan disadari atau tidak tentu akan membawa konsekuensi bagi pemangku kepentingan perusahaan. Pihak manajemen tentu harus berfikir dua kali untuk menerapkan kebijakan yang semata-mata mengejar profit tanpa memperhatikan dan mengedepankan keinginan pemangku kepentingan.
Kesenjangan yang terjadi antara pengharapan atau keinginan dari suatu perusahaan dengan apa yang diinginkan oleh pemangku kepentingan seiring dengan hadirnya perusahaan dalam suatu lingkungan bisa memicu munculnya isu yang jika dibiarkan begitu saja atau diabaikan dapat mengancam aktivitas dan reputasi perusahaan. Pada saat yang sama, perusahaan juga sesungguhnya rentan terhadap terjadinya krisis. Ketika isu lepas kendali atau tidak pada pengelolaan yang baik, isu akan dengan mudah berkembang menjadi krisis.
Pada tahapan ini, pihak manajemen perusahaan membutuhkan semangat yang lebih agar krisis tidak menjadi liar dan menjadi pemicu dari hancurnya reputasi perusahaan. Secara bersamaan potensi krisis tidak dapat kita duga dapat dengan cepat menghantam perusahaan. Krisis, apapun bentuk dan modelnya dapat menimpa perusahaan secara tidak terduga, cepat atau lambat, terlepas dari ukuran suatu perusahan tersebut besar atau kecilnya. Beberapa perusahaan, sayangnya menganggap sebelah mata atas hal-hal tersebut, sehingga berpotensi mengalami krisis yang dapat menghancurkan bisnis perusahaan tersebut. Ketika krisis berada pada fasenya kemudian perusahaan tidak cepat dalam mengelola krisis dan sudah pasti akan berdampak pada aktivitas keseluruhan dan reputasi perusahaan. Dalam konteks di atas, pihak manajemen perlu mengimplementasikan kebijakan manajemen isu dan krisis di dalam perusahaan.
Manajemen isu menurut Chase (dalam Seitel, 2015) adalah kapasitas untuk memahami, mengoordinasikan dan mengarahkan seluruh fungsi strategis dan perencanaan kebijakan, serta seluruh kemampuan public realtion/public affairs untuk mencapai suatu tujuan, partisipasi bermakna dalam penciptaan kebijakan publik yang memengaruhi masa depan individu ataupun institusi. Dalam ruang lingkup yang lebih spesifik, Seitel (2015) juga menyampaikan bahwa manajemen isu harus meliputi elemen-elemen berikut, antara lain :
Mengantisipasi isu yang muncul
Proses manajemen isu adalah perencanaan sebelum krisis. Proses ini menangani isu yang akan memengaruhi
organisasi setahun kemudian dan karenanya manajemen isu berbeda dengan aspek perencanaan krisis umum pada bidang Public Relation
Mengindentifikasi isu secara selektif
Sebuah organisasi hanya dapat menangani beberapa isu dalam satu waktu. Oleh karena itu, manajemen isu yang baik harus memilih beberapa isu, mungkin 5 sampai 10 isu, yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu
Memanfaatkan peluang dan menghadapi kerentanan
Sebagai besar isu, yang dapat diantisipasi dengan baik sebelumnya, menawarkan peluang maupun kerentanan bagi organisasi.
Rencanakan dari luar ke dalam
Lingkungan eksternal bukan strategi internal mendikte pemilihan isu yang menjadi prioritas. Hal ini terutama benar di masa di mana media sosial dan internet menentukan arah pembicaraan. Pendekatan ini berbeda dengan pendekatan perencanaan strategis pada umumnya, di mana pada tatanan yang lebih luas, didorong oleh kekuatan dan tujuan internal. Sementara itu, manajemen isu didorong oleh faktor eksternal
Berorientasi pada inti
Walaupun banyak orang cenderung memandang manajemen isu sebagai tindakan antisipasi krisis, tetapi tujuan utama dari manajemen isu adalah mempertahankan organisasi dari faktor eksternal dan juga meningkatkan bisnis perusahaan dengan meraih peluang yang ada
Manajemen isu suatu perusahaan haruslah tepat dan konkrit dalam menanggapi isu yang terjadi. Jika isu dalam pengelolaanya dilakukan tidak pada sebagaimana mestinya, maka akan berdampak negatif bagi suatu perusahaan.
Dian Budi Wijaksono Head of Stakeholder Management & Media Relation BSI Region I Aceh
From the Desk of Stakeholder Management & Media Relation BSI Region 1 Aceh
Komentar
Posting Komentar